bli_medlem1/medlemsregisterinformation
/Site/Data/812/Images/Layout/Headers/Default/Varskedand(1).jpg

Information om Natur och Miljös medlemsregister enligt GDPR (art 13)

Uppdaterad 13.3.2019

 

1. Personuppgiftsansvariga

Denna registerbeskrivning gäller ett Medlemsregister som är gemensamt för förbundet Natur och Miljö rf och förbundets lokalföreningar.

Förbundet Natur och Miljö rf

Natur och Miljö tillhandahåller det tekniska registersystemet för lokalföreningarna och fungerar sålunda som den primära personuppgiftsansvariga organisationen.

Föreningens styrelse har ett övergripande ansvar för föreningens verksamhet. Verksamhetsledaren ansvarar för den operativa verksamheten, inklusive frågor gällande uppgiftsskydd.

Kontaktuppgifter:

Natur och Miljö rf

Webbsajt: www.naturochmiljo.fi

Telefon +358 9 6122290 (kundbetjäning vardagar kl 13–16)

Lokalföreningarna

Natur och Miljös lokalföreningar är självständiga föreningar. Lokalföreningarna har geografisk definierade verksamhetsområden, som ofta följer kommungränser. Lokalföreningarna är anslutna till förbundet i medlemskategori I (§ 3 i stadgarna). Genom denna koppling är lokalföreningarnas medlemmar även medlemmar i förbundet Natur och Miljö. Vissa lokalföreningar hör även till andra förbund, bl.a. Finlands naturskyddsförbund. Lokalföreningar kan även ha medlemmar som inte är anslutna till förbundet Natur och Miljö, men dessa personuppgifter hanteras inte i det gemensamma registret.

Kontaktuppgifter till lokalföreningarna finns på webbsidan. Kontaktuppgifter fås också från förbundets kansli (se ovan).

2. Medlemsregistrets ändamål och den lagliga grunden

2.1 Allmänt

Medlemsregistrets ändamål är att möjliggöra och dokumentera föreningens verksamhet och organisation samt att förverkliga föreningens och medlemmarnas rättigheter och skyldigheter.

Den rättsliga grunden för medlemsregistret är artikel 6.1.c (rättsliga förpliktelser) och artikel 9.2.d (behandling av särskilda kategorier av personuppgifter). Föreningslagen (503/1989) och bokföringslagen (1336/1997) förutsätter ett register över medlemmarna.

2.2 Specifikationer

I medlemsregistret sparas information om Natur och Miljös samtliga medlemskategorier. Fysiska personer kan antingen vara direktanslutna till förbundet (§ 3 i stadgarna: kategori III eller kategori V) eller vara anslutna till förbundet genom en lokalförening.

Förbundet Natur och Miljö är inte registeransvarig gällande information om lokalföreningarnas medlemmar, utan hanterar informationen på uppdrag av lokalföreningen.

För att möjliggöra hanteringen av särskilda medlemsavgifter för familjer (§ 4 i stadgarna), sparas information om familjerelationer (personer som har samma hemadress).

I medlemsregistret sparas uppgifter om personers intresseområden inom Natur och Miljös verksamhetsfält. På så sätt kan vi erbjuda medlemmarna information om frågor som intresserar dem.

Medlemsregistret används för att verifiera om personer som köper produkter/ tjänster av Natur och Miljö har rätt till medlemsrabatter (t.ex. deltagaravgifter, prenumeration på tidningen Finlands Natur).

3. Skyldighet att tillhandahålla uppgifter

Föreningslagen förutsätter att föreningen upprätthåller en förteckning över samtliga medlemmar. En person som inte uppger nödvändiga uppgifter kan inte vara medlem i föreningen.

4. Hantering av personuppgifterna

4.1 Insamling av uppgifter

Personuppgifter samlas in bland annat genom webbformulär på Natur och Miljös webbsajt samt med tryckta blanketter som förmedlas till ett personuppgiftsbiträde som för in uppgifterna i registret.

4.2 Hantering av uppgifter

Personuppgifterna hanteras av förbundets anställda (inkl. praktikanter och civiltjänstgörare) samt av enskilda personer som har utsetts till personuppgiftsbiträden av lokalföreningarna.

Medlemmar i förbundets styrelse har rätt att få se uppgifter om medlemskåren, men hanterar inte systematiskt personuppgifter.

Förbundets underleverantörer/ tjänsteproducenter (t.ex. IT-stödperson) har tillgång till uppgifterna först efter att avtal om tystnadsplikt har undertecknats.

4.3 Lagringsplats och datasäkerhet

Medlemsregistret är uppbyggt i en webbaserad tjänst som upprätthålls av en tjänsteleverantör med vilken Natur och Miljö har slutit ett avtal.

Uppgifterna finns lagrade i databas på en server som administreras av tjänsteleverantören. Ansvaret för datasäkerheten har definierats i ett avtal mellan Natur och Miljö och tjänsteleverantören.

4.4 Lagringsperiod

Uppgifterna lagras så länge som medlemskapet fortgår. Om en person inte själv meddelar om utträde, tillämpas § 5 i stadgarna, enligt vilka styrelsen kan besluta om att utesluta en medlem som inte har betalat sin medlemsavgift. Enligt praxis skall ett års medlemsavgift vara obetald innan styrelsen fattar beslut om uteslutning. Information om betalningar (inkl. medlemsavgifter) lagras i systemet i enlighet med gällande lagstiftning.

5. Rättigheter

Personer som finns upptagna i medlemsregistret har rätt att begära tillgång till och rättelse av sina uppgifter. Så länge medlemskapet fortgår är det inte möjligt att begära radering av sina uppgifter eller att begränsa eller invända mot behandlingen. Rätten till dataportabilitet är med stöd av artikel 20.1.a och 20.1.b inte möjlig att utöva.

6. Klagomål

Personer som finns upptagna i medlemsregistret har rätt att inge klagomål till Dataskyddsmyndigheten.