Instruktioner för distansdeltagande

Allmänt om möjligheten till distansdeltagande i årsmötet

Enligt Natur och Miljös stadgar kan Natur och Miljös styrelse tillåta distansdeltagande i årsmötet 2024. Styrelsen har beslutat att utnyttja denna möjlighet. Årsmötet ordnas fysiskt på Storfinnhova Gård på Kimitoön med möjlighet att även delta i mötet på distans via videokonferens.

Som distansverktyg används videokommunikationstjänsten Teams. En inbjudan skickas några dagar före årsmötet till den e-postadress som deltagaren angett i samband med anmälan. Anslutningen till mötet sker via länken som finns i e-postmeddelandet.

Se Teams-instruktioner längst ner på sidan.

Via distansförbindelsen är det möjligt att följa med behandlingen av alla mötesärenden, delta i diskussioner och delta i omröstningar.

Det är viktigt att den som deltar på distans tar ansvar för att distansförbindelsen med bild och ljud fungerar. Man behöver ha en stabil internetförbindelse och reservera tid för att lära sig använda Teams-verktyget innan mötet. Under mötet är det viktigt att följa mötesordningen för att mötet ska löpa smidigt.

Distansdeltagare som representerar en medlemsorganisation måste lämna in en fullmakt inför mötet. Fullmakten skickas per e-post till gunilla.nyman(at)naturochmiljo.fi.

Genomförande av mötet

Behandlingen av mötesärendena

Årsmötet går av stapeln lördagen 20 april. Mötet börjar kl. 10:00.

Alla beslutsärenden behandlas på lördagen. Då finns inte tid för långa diskussioner, utan eventuella motförslag till styrelsens beredning ombeds finnas tillgängliga i skriftligt format så att de kan behandlas i anslutning till ifrågavarande punkt på föredragningslistan. Alla förslag eller motförslag ombeds formuleras skriftligt och lämnas in senast på lördag kl. 10.00.

Anslutning till mötet

Alla distansdeltagare, och i synnerhet de som inte har deltagit i Teams-möten tidigare, ombeds att koppla upp sig i god tid före mötet börjar – tidigast kl. 9:30 och senast kl 9:45 på lördag.

Närvaro

Ordförande kontrollerar i början av mötet vem som är närvarande genom namnupprop, så att både de som deltar på distans och de som deltar fysiskt tydligt hör vem som deltar i mötet.

Att be om ordet

De som deltar på distans ska helst använda Hand-funktionen i Teams för att begära om ordet eller skriva i chatten. De som deltar fysiskt i mötet begär om ordet genom handuppräckning. Ordförande ska tydligt berätta vem som fått ordet så att det framgår åt samtliga mötesdeltagare. Mötessekreteraren kan hjälpa ordförande att hålla koll på Teams och notera vem som begärt om ordet.

Distansdeltagare bör välja ett sådant användarnamn i Teams, att ordförande och sekreterare lätt kan identifiera dem. Ett bra användarnamn är Förnamn Efternamn.

Omröstningar

Eftersom det är svårt att garantera valsekretessen och det finns risk för tekniska problem vid slutna omröstningar är öppna omröstningar starkt att föredra. Ordförande går då igenom deltagarna med rösträtt i tur och ordning och frågar hur de röstar. Om någon omröstning måste genomföras som sluten omröstning är det möjligt för distansdeltagare att rösta via e-post eller sms.

Krav på fungerande ljud- och bildöverföring

För att en distansdeltagare ska räknas som närvarande måste åtminstone ljudöverföringen fungera på ett tillfredsställande sätt. Om det uppstår problem med ljud- eller bildöverföringen under mötet måste mötet ajourneras medan man försöker åtgärda problem. Om problemen inte kan lösas inom rimlig tid tolkas detta som att deltagaren avlägsnat sig från mötet.

Tekniska rekommendationer för distansdeltagare:

• Se till att du har en stabil internetförbindelse. Stäng gärna av andra applikationer som belastar internetförbindelsen (t.ex. e-post och Facebook) medan du deltar i Teams-mötet.
• Välj ett utrymme där det inte finns störande bakgrundsljud.
• Använd ett headset för att förbättra ljudåtergivningen. Det fungerar bra med samma headset som du använder med mobiltelefonen.
• Håll din mikrofon avstängd under mötet när du inte har taltur.
• Anslut gärna från en dator, eftersom du då lättare kan skriva i chatten och ha upp möteshandlingar samtidigt som du deltar i videokonferensen. Det går också att använda Teams från en pekplatta eller mobiltelefon.
• Om din dator inte har en inbyggd webbkamera behöver du en skild webbkamera för att kunna delta med videobild.

Teams-instruktioner

Kortfattade instruktioner:

1. Klicka på den länk du fått för Teams-mötet via e-post.

2. Du förs till en webbsida där du kan välja att öppna Teams i din applikation på datorn eller via webbläsaren.

3. Fyll i ditt namn (Förnamn Efternamn) och klicka på "Anslut till mötet"

4. Välj "Anslut med video" och "Anslut med dator ljud".

Instruktioner för nya Teams-användare:

Detaljerade Teams-instruktioner för mötesdeltagare finns bl.a. på Göteborgs stads webbsajt och för den som tidigare använt Teams finns en kort repetition på Microsofts webbsajt.

Det finns också bra instruktionsvideon på Youtube, här några tips:
Lunds kommun, Digitala Träffpunken Teams - så ansluter du till ett möte (längd ca 3:55)
Svenska pensionärsförbundet Delta i Teams-möten så här (grundlig genomgång, längd 49:22)

Ta gärna kontakt med Natur och Miljös personal om du har frågor om distansdeltagande eller Teams! Vi kan ge IT-support per telefon eller testa Teams med dig inför årsmötet.

Taggar