Instruktioner för distansdeltagande

Allmänt om möjligheten till distansdeltagande i förbundskongressen

En tillfällig lag möjliggör att Natur och Miljös styrelse tillåter distansdeltagande i förbundskongressen 2020. Styrelsen har beslutat att utnyttja denna möjlighet. Förbundskongressen ordnas som vanligt som ett fysiskt möte, men för den som vill är det möjligt att delta i mötet i realtid per videokonferens.

Som distansverktyg används videokommunikationstjänsten Zoom. En inbjudan skickas några dagar före förbundskongressen till den epostadress som deltagaren angett i samband med anmälan. Anslutningen till mötet sker antingen via länk eller genom att installera Zoom-appen på sin dator eller pekplatta och därefter uppge mötets ID och lösenord. Samma inloggningsuppgifter gäller under hela veckoslutet.

Se Zoom-instruktioner längst ner på sidan.

Via distansförbindelsen är det möjligt att följa med behandlingen av alla mötesärenden, delta i diskussioner och delta i omröstningar.

Det är viktigt att den som deltar på distans tar ansvar för att distansförbindelsen med bild och ljud fungerar. Man behöver ha en stabil internetförbindelse och reservera tid för att lära sig använda Zoom-verktyget innan mötet. Under mötet är det viktigt att följa mötesordningen för att mötet ska löpa smidigt

Distansdeltagare som representerar en medlemsorganisation måste lämna in en fullmakt inför mötet. Fullmakten skickas per e-post till madeleine.blomqvist(at)naturochmiljo.fi senast den 9 september.

Genomförande av mötet

Behandlingen av mötesärendena

För att mötet ska förlöpa smidigt inleds mötesförhandlingarna på lördag kl. 13.00 med en presentation av mötesärendena. Då finns det möjligheter att ställa frågor och komma med förslag och motförslag. Därefter ajourneras mötet (lördag ca kl. 14.30). På lördag eftermiddag ordnas workshoppar och gruppdiskussioner kring enskilda mötesärenden. Vi kan tyvärr inte garantera att distansdeltagare kan delta i workshopparna och gruppdiskussionerna.

Alla beslutsärenden behandlas på söndagen. Då finns inte tid för långa diskussioner, utan eventuella motförslag till styrelsens beredning ska finnas tillgängliga i skriftligt format så att de kan behandlas i anslutning till ifrågavarande punkt på föredragningslistan. Alla förslag eller motförslag ska formuleras skriftligt och lämnas in senast på söndag kl. 9.00.

Anslutning till mötet

Alla distansdeltagare, och i synnerhet de som inte har deltagit i Zoom-möten tidigare, ombeds att koppla upp sig i god tid före mötet börjar – tidigast kl. 12.30 och senast kl. 12.45 på lördag och tidigast kl. 8.30 och senast kl. 8.45 på söndag. Det ger funktionärer tillräckligt med tid för att kunna hjälpa deltagare som av olika anledningar får problem.

Närvaro

Ordförande kontrollerar i början av mötet vem som är närvarande genom namnupprop, så att både de som deltar på distans och de som deltar fysiskt tydligt hör vem som deltar i mötet.

Att be om ordet

De som deltar på distans ska använda chattfunktionen i Zoom för att begära om ordet. De som deltar fysiskt i mötet begär om ordet genom handuppräckning. Ordförande ska tydligt berätta vem som fått ordet så att det framgår åt samtliga mötesdeltagare. Mötessekreteraren kan hjälpa ordförande att hålla koll på Zoom-chatten och notera vem som begärt om ordet.

Distansdeltagare bör välja ett sådant användarnamn i Zoom, att ordförande och sekreterare lätt kan identifiera dem. Ett bra användarnamn är FörnamnEfternamn.

Omröstningar

Eftersom det är svårt att garantera valsekretessen och det finns risk för tekniska problem vid slutna omröstningar är öppna omröstningar starkt att föredra. Ordförande går då igenom deltagarna med rösträtt i tur och ordning och frågar hur de röstar. Om någon omröstning måste genomföras som sluten omröstning är det möjligt för distansdeltagare att rösta via epost eller sms.

Krav på fungerande ljud- och bildöverföring

För att en distansdeltagare ska räknas som närvarande måste åtminstone ljudöverföringen fungera på ett tillfredsställande sätt. Om det uppstår problem med ljud- eller bildöverföringen under mötet måste mötet ajourneras medan man försöker åtgärda problem. Om problemen inte kan lösas inom rimlig tid tolkas detta som att deltagaren avlägsnat sig från mötet.

Tekniska rekommendationer för distansdeltagare:

  • Se till att du har en stabil internetförbindelse. Stäng gärna av andra applikationer som belastar internetförbindelsen (t.ex. e-post och Facebook) medan du deltar i Zoom-mötet.
  • Välj ett utrymme där det inte finns störande bakgrundsljud.
  • Använd ett headset för att förbättra ljudåtergivningen. Det fungerar bra med samma headset som du använder med mobiltelefonen.
  • Håll din mikrofon avstängd under mötet när du inte har taltur.
  • Anslut gärna från en PC, eftersom du då lättare kan skriva i chatten och ha upp möteshandlingar samtidigt som du deltar i videokonferensen. Det går också att använda Zoom från en pekplatta eller mobiltelefon.
  • Om din dator inte har en inbyggd webbkamera behöver du en skild webbkamera för att kunna delta med videobild.
  • Lär dig använda Zoom-appen och testa att ansluta dig till ett Zoom-möte innan mötet (t.ex. på www.zoom.us/test)

Zoom-instruktioner

Kortfattade instruktioner:

1. Klicka på den länk du fått för Zoom-mötet via epost.

2. Du förs till en webbsida där du kan välja att öppna Zoom i din applikation på datorn eller via webbläsaren. Det rekommenderas att i detta skede tillåta installering av Zoom-appen på datorn.

3. Fyll i ditt namn och klicka på "Join"

4. Välj "Join with video" och "Join with computer audio".

På adressen www.zoom.us/test kan man ansluta till ett testmöte för att testa sin webbkamera och mikrofon.

Instruktioner för nya Zoom-användare:

Detaljerade Zoom-instruktioner för mötesdeltagare kan laddas ner från Svenska pensionärsförbundets webbsajt: Zoom instruktioner för deltagare (pdf)

Det finns också bra instruktionsvideon på Youtube, här några tips:

Anslut till ett Zoom-möte (Högskolan Kristianstad)

Anslut till ett Zoom-möte via mobil & surfplatta (Lina Östlund)

Ta gärna kontakt med Natur och Miljös personal om du har frågor om distansdeltagande eller Zoom! Vi kan ge IT-support per telefon eller testa Zoom med dig inför förbundskongressen.